Tabblad 'E-mail templates'

Stappen

  1. Hoofdmenu - Beheer - Patiënt Self Service Instellingen - Tabblad 'E-mail templates';

  2. Hier kunt u wijzigingen maken in de e-mailopmaak voor PSS voor uw studie;

  3. Klik op "Opslaan".

Als u een onderzoek uitvoert waarbij patiënten een of meerdere vragenlijsten in moeten vullen, is het gemakkelijk als zij daarvoor niet iedere keer op locatie hoeven te komen. Dit kan voor patiënten zelfs de doorslaggevende factor zijn om aan een onderzoek deel te nemen. Daarom heeft de research manager hier een handige ingebouwde tool voor: Patiënt Self-Service, ook wel PSS. Hierin kunt u instellen welke subhoofdstukken u op welk moment en onder welke voorwaarden naar een patiënt wil sturen. U kunt hierbij gebruik maken van verschillende e-mail templates, waardoor de patiënt altijd de informatie binnenkrijgt die hij voor die betreffende vragenlijst nodig heeft. De patiënt krijgt vervolgens een mail met een link en kan direct beginnen met de vragenlijst. Na afloop staat alles direct in de research manager voor u klaar!

Als u de rol van applicatiebeheerder of datamanager heeft, kunt u het verzendschema voor Patient Self Service per studie wijzigen.

Uitgebreide informatie:
Ga naar www.onderzoekenanalyse.nl/NaamZiekenhuisStudieInitiator. Log hier in met uw Gebruikersnaam en Wachtwoord.

Let op: Maakt uw organisatie gebruik van meerdere modules binnen de research manager? Dan kan het zijn dat u eerst in het moduleportaal komt. Klik dan op “Data management”. Afhankelijk van uw instellingen kunt u ook eerst in één van onze andere modules komen. Als u linksboven in uw scherm niet “Data Management” ziet staan, klik dan op het logo dat u wel ziet om in het moduleportaal te komen. Klik vervolgens alsnog op “Data management”.

Stap 1: Navigeren naar Patiënt Self-Service instellingen
U ziet nu de startpagina. Klik bovenaan, in de menubalk, op “Beheer”. Klik vervolgens, onder het kopje “Studie-instellingen” op “Patiënt Self-Service-instellingen”.

Stap 2: E-mail templates instellen
Klik nu op het tabblad 'E-mail templates'. Op dit tabblad kunt u precies instellen welke tekst bij welk subhoofdstuk verzonden moet worden. U komt terecht op het volgende scherm:

Op dit scherm ziet u standaard de e-mail templates die wij meeleveren en die voor alle nieuwe studies ingeschakeld zijn. Deze kunt u niet bewerken of verwijderen - de standaardtemplates moeten altijd als reserve beschikbaar zijn. U kunt deze templates gebruiken, en heeft hierbij de keuze tussen Nederlands en Engels, of u kunt uw eigen templates toevoegen. Dit doet u door onderaan de tabel te klikken op de knop Sjabloon toevoegen.

Stap 3: Uw eigen e-mail template toevoegen of bewerken
Tijdens het toevoegen van een nieuwe e-mail template, of het bewerken van een bestaande, wordt u doorgestuurd naar onderstaande pop-up:

U kunt hier uw uitnodigings-, informatie- of herinneringsmail precies zó instellen, dat het bij uw vragenlijst past. U kunt de volgende velden aanpassen:

  • Naam: deze naam wordt in het overzicht op het tabblad e-mail templates getoond, maar zal nooit aan de patiënt getoond worden. Door hier een duidelijke naam in te geven, maakt u het voor uzelf makkelijker om later de juiste template te selecteren. Het is verplicht een naam in te voeren.

  • Omschrijving: u kunt optioneel ook een beschrijving toevoegen aan de nieuwe e-mail template. Ook deze zal nooit aan de patiënt getoond worden en wordt enkel gebruikt als verduidelijking.

  • Type: In dit dropdownveld dient u het type van de e-mail template te selecteren. U kunt hier kiezen tussen uitnodigingherinnering en informatie. De template kan vervolgens alléén voor e-mails van dit type gebruikt worden.

  • Onderwerp: Hier dient u het onderwerp in te richten van de mail die naar uw patiënten verzonden zal worden. U kunt hierbij gebruik maken van het samenvoegveld %subchapter% - dit veld zal in de verzonden e-mail worden verzonden door de titel van het subhoofdstuk.

  • E-mail: In dit veld kunt u de e-mail opmaken die aan uw patiënten verzonden zal worden. U kunt hier wederom gebruik maken van een samenvoegveld om de titel van het subhoofdstuk te tonen, en ook het samenvoegveld voor het patiëntnummer is hier beschikbaar. Ten slotte is er een samenvoegveld beschikbaar voor de uitnodigingslink - dit veld moet vanuit de dropdown gebruikt worden, anders zal de uitnodiging niet werken.

  • In het veld "afbeelding toevoegen" kunt u een afbeelding uploaden om in de e-mail template te gebruiken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het logo van uw instelling of studie.

  • Tenslotte kunt u de e-mail template koppelen aan één of meerdere subhoofdstukken. Indien u heeft gekozen voor het type informatie kunt u hier geen subhoofdstuk koppelen. Het koppelen van de informatiemail doet u via de algemene instellingen van patiënt self service.

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen