PSS-overzicht uitnodigingen

Met Patiënt Self-Service is het mogelijk om in één oogopslag te kunnen zien welke patiënten er op welk moment mee doen en wat de status van het subhoofdstuk is.

Het overzicht bekijken en eventueel handmatig uitnodigen van patiënten doet u door in de menubalk op CRF te klikken en vervolgens naar Self Service te gaan, hierbij verschijnen er twee opties, klik op Uitnodigingen.

Het volgende scherm verschijnt:

U ziet van iedere uitnodiging de volgende informatie:

• Het (wederkerende) subhoofdstuk
• Patientnummer
• Gepland: Hier wordt de datum getoond waarop de uitnodigingsemail gepland staat. Indien het veld leeg is betekent dat, dat het subhoofdstuk handmatig gepland wordt.
• Uitgenodigd: Hier wordt de datum en tijd getoond waarop de uitnodigingsemail verzonden is.
• Gestart: Hier wordt de datum en tijd getoond waarop de patiënt de vragenlijst via de uitnodigingslink heeft geopend.
• Afgerond: Hier wordt de datum en tijd getoond waarop de patiënt de vragenlijst heeft afgerond. Aan het eind van elke vragenlijst wordt een knop Verzenden getoond, zodra de patiënt hierop klikt worden datum en tijd vastgelegd in deze kolom.
• Ingeschreven: Hier wordt de inschrijfdatum van de pagina Patient Details getoond.
• Status: In de kolom wordt de status van de uitnodiging getoond. Meer informatie over de betekenis van een status leest u verderop.
• Mailfouten: Indien een uitnodigingsemail niet afgeleverd kan worden, zal de reden in de kolom getoond worden.
• Geschiedenis: Door op het klok icoon te klikken krijgt u een pop-up te zien waarin u een audit trail krijgt van alle wijzigingen met betrekkingen tot het (wederkerende) subhoofdstuk van de patiënt. Hieronder vallen de datum en tijd van het versturen van een uitnodiging, alle statuswijzigingen, inlogpogingen van de patiënten en dergelijke.
• Actie: In deze kolom worden een aantal actie knoppen getoond. Meer informatie over de betekenis van een status leest u verderop.

Het overzicht toont uitnodigingen voor een wederkerend subhoofdstuk in een detail overzicht. Klik op het > teken om het detail overzicht te openen. U ziet in het detail overzicht de geplande uitnodigingen staan voor de komende twee dagen. Het kan zijn dat door bepaalde instellingen of aanpassingen aan de planningsdatum uitnodigingen niet meer verzonden zullen worden, deze informatie wordt getoond in de donkerblauwe balk onder het detail overzicht:
Voor het betreffende wederkerende subhoofdstuk worden in het detail overzicht de volgende informatie getoond:

• Status: In de kolom wordt de status van de uitnodiging getoond. Meer informatie over de betekenis van een status leest u verderop.
• Gepland: Hier wordt de datum getoond waarop de uitnodigingsemail gepland staat. Indien het veld leeg is betekent dat, dat het subhoofdstuk handmatig gepland wordt.
• Uitgenodigd: Hier wordt de datum en tijd getoond waarop de uitnodigingsemail verzonden is.
• Gestart: Hier wordt de datum en tijd getoond waarop de patiënt de vragenlijst via de uitnodigingslink heeft geopend.

• Afgerond: Hier wordt de datum en tijd getoond waarop de patiënt de vragenlijst heeft afgerond. Aan het eind van elke vragenlijst wordt een knop Verzenden getoond, zodra de patiënt hierop klikt worden datum en tijd vastgelegd in deze kolom.
• Referentie: Hier wordt de titel/ beschrijving getoond die refereert naar het wederkerende subhoofdstuk. Een subhoofdstuk komt normaal gesproken met één keer voor per patiënt en krijgt de titel zoals ingesteld in het sjabloon. Een wederkerend subhoofdstuk kan meerdere keren per patiënt voorkomen en krijgt daarom per keer dat een wederkerend subhoofdstuk wordt aangemaakt een unieke referentie.
• Actie: In deze kolom worden een aantal actie knoppen getoond. Meer informatie over de betekenis van een status leest u verderop.

In de kolom “Status” zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar:

• Conditie onwaar:Het subhoofdstuk kan nog niet via Patient Self-Service verzonden worden, omdat niet aan de condities wordt voldaan die zijn ingesteld in het schema. 
• Geblokkeerd:Een onderzoeker heeft dit subhoofdstuk voor de betreffende patiënt handmatig geblokkeerd.
• Geblokkeerd door subhoofdstukstatus:Het betreffende subhoofdstuk heeft een andere status dan Leeg, Ontbrekend of Onvoltooid. Het is niet meer mogelijk om gegevens in dit subhoofdstuk via Patiënt Self-Service te wijzigen.
• Gepland:Het is bekend wanneer het subhoofdstuk naar de patiënt verzonden moet worden, maar het moment van verzenden ligt in de toekomst.
• Gestart:De patiënt heeft de uitnodiging ontvangen en is gestart met het invullen van de vragenlijst, maar heeft deze nog niet afgerond.
• Handmatig gepland:Dit subhoofdstuk is in het schema ingesteld op verzendtype handmatig en een onderzoeker heeft een verzenddatum ingevuld.
• Te plannen:De verzenddatum van dit subhoofdstuk is nog niet bekend. Dit komt bijvoorbeeld voor bij verzendtype handmatig als nog geen verzenddatum is gekozen, of bij het type CRF als het betreffende component in het CRF nog geen datum bevat.
• Uitgenodigd:Er is een uitnodiging naar het ingevoerde e-mailadres van de patiënt gestuurd, maar deze is voor het betreffende subhoofdstuk nog niet op PSS ingelogd.
• Verlopen:De patiënt heeft een uitnodiging ontvangen, maar heeft deze niet op tijd geopend, waardoor de ingestelde verlooptijd is verstreken.
• Verwijderd:Deze status wordt toegekend als de research manager geen uitnodigingen meer naar de betreffende patiënt kan versturen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de inschrijfdatum of het e-mailadres wordt leeggemaakt, of als de patiënt zelf wordt verwijderd.
• Voltooid:De patiënt heeft alle vragen in het subhoofdstuk beantwoord, en ter afronding op de "Verzenden" knop geklikt.

In de kolom Actie heeft u een aantal opties:

• Blokkeren:Door deze optie te gebruiken, blokkeert u direct de betreffende uitnodiging voor deze patiënt.
• Uitnodigen:Verstuur direct de uitnodigingsemail naar deze patiënt. Let op! u kunt alleen in de status Leeg, Ontbrekend en Onvoltooid een uitnodigingsmail verzenden.
• Uitnodiging plannen:U kunt hier de uitnodigingsemail plannen. De uitnodiging zal dan op de ingestelde datum (opnieuw) verzonden worden. Wanneer u dit veld aanpast kan het dus betekenen dat het verzendschema een nieuwe planningsdatum krijgt. Let op! u kunt alleen in de status Leeg, Ontbrekend en Onvoltooid een uitnodigingsmail verzenden.
• Nieuwe uitnodiging plannen (alleen bij wederkerend subhoofdstuk): U kunt hier een nieuwe uitnodigingsemail mee verzenden. Let op! u kunt alleen in de status Leeg, Ontbrekend en Onvoltooid een uitnodigingsmail verzenden en het maximaal aantal uitnodigingsemails voor dit wederkerende subhoofdstuk mag nog niet bereikt zijn.