Release Notes versie 6.13 - CTMS

Beste lezer,

Het CTMS van ResearchManager wordt geüpdatet naar versie 6.13. Lees hieronder welke functionaliteiten er zijn toegevoegd en welke verbeteringen er zijn toegepast. We beantwoorden natuurlijk graag eventuele vragen over de update. Mail daarvoor naar support@myresearchmanager.com. 

 

  In het kort

Onder andere in deze versie:

• Beheer studie overstijgende documenten zoals handleidingen, werkinstructies of document templates vanaf één centrale plek: de bibliotheek.
• Krijg snel inzichtelijk hoeveel tijd er nog is voor bijvoorbeeld de beoordeling van een studie indiening met termijnbewaking.
  
• Documenten uploaden onder de juiste categorie en titel; zo gepiept met de nieuwe zoekbalk! 
• Snel de status van vragen aanpassen zonder de rij te openen, is nu mogelijk!
• Een nieuwe instelling voor documenten in beoordelingscomponenten.
• Een beter overzicht van referentiedocumenten in het Vragen Commissie-component.
• Scrollen in de PDF-viewer, en dan nu soepel!
• Een beoordelingscomponent kopiëren, kan nu ook!
• Bugs, niemand wil ze dus we hebber er zoveel mogelijk opgelost.

Lees hieronder de details van alle aanpassingen.

 

 Nieuw

• De bibliotheek

Beheer studie overstijgende documenten zoals handleidingen, werkinstructies of document templates vanaf één centrale plek. Ook is het mogelijk om documenten uit de bibliotheek toe te voegen aan één of meerdere studie afhankelijk van filters. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een nieuw verzekeringscertificaat toe te voegen voor alles studies die lokaal geïnitieerd zijn. Er is een nieuwe pagina toegevoegd in de menubalk: Bibliotheek.

Op deze pagina is het mogelijk om:

• Nieuwe documenten toevoegen aan de bibliotheek (alleen voor de rollen Applicatiebeheerders, Modulebeheerders en Medewerkers wetenschapsbureau).
  • Door te klikken op ‘Voeg nieuwe document(en) toe aan Bibliotheek’ opent er een scherm waar documenten kunnen worden toegevoegd.
• Document(en), eventueel uit de bibliotheek, toevoegen aan een of meerdere studies
  • Door te klikken op 'Document(en) toevoegen aan studies' is het mogelijk om de wizard te starten de je begeleidt bij het toevoegen van een document aan één of meerdere studies. Het is mogelijk om bestaande documenten aan te vinken in de bibliotheek voor op deze knop wordt geklikt om bestaande documenten toe te voegen.
  • In de Wizard zitten de volgende stappen:
    • Het uploaden van documenten (kan overgeslagen worden door op de vorige pagina documenten aan te vinken)
    • Filters instellen
      • Ingestelde filters stapelen, zo kunnen we meerdere filters tegelijk instellen. Bijvoorbeeld alleen studies met sponsor X en de status ‘Lopend’.
    • Zoeken naar de studies die voldoen aan het ingestelde filter
      • Het is mogelijk om de resultaten door te nemen en handmatig nog studies uit te vinken.
    • Er is een samenvatting te zien van de actie die uitgevoerd gaat worden. Hierin staat welke documenten toegevoegd gaan worden aan het aantal studies. Aangezien dit niet ongedaan gemaakt kan worden hebben we hier ter controle een extra check-box toegevoegd waarin de gebruiker aangeeft akkoord te zijn.
    • Dat was het, de documenten zullen nu als kopie worden toegevoegd aan de studies.
• Documenten downloaden.
• Bestaande documentregels bewerken of verwijderen.

 

• Termijnbewaking

Het doel van de nieuwe berekeningscomponent is om voor verschillende hoofd- en subprocessen termijnen te kunnen bepalen en de doorlooptijden te kunnen berekenen. De berekeningsvelden kunnen als kolom toegevoegd worden aan de Start pagina. Zo heeft een organisatie snel inzichtelijk hoeveel tijd er nog is voor bijvoorbeeld de beoordeling van een studie indiening.

Uitbreidingen in de huidige berekeningscomponent

De huidige berekeningscomponent is uitgebreid met de mogelijkheid om studie statussen te kunnen selecteren binnen de berekeningscomponent.

De studie status geeft het totaal aantal dagen weer dat de studie die status heeft gehad. Zo zal het mogelijk zijn om per berekening een of meerdere statussen te kunnen selecteren en deze bij elkaar op te tellen of af te trekken van een vaste numerieke waarde. De berekeningscomponent kan meerdere keren gebruikt worden binnen de template. Zo zal het dus mogelijk zijn om voor meerdere termijnen berekeningen te maken. Het berekeningsveld zal geselecteerd kunnen worden om als kolom op Start te tonen. Zo is het mogelijk een overzicht te creëren met verschillende doorlooptijden.

• In het veld formule, wordt in de dropdown, een extra optie getoond: Totale statusduur met daaronder een lijst met alle beschikbare (actief en inactief) statussen.
• Er kunnen een of meerdere statussen geselecteerd worden voor de berekening.
• De waarde van een status is het aantal dagen dat de studie de status gehad heeft.
• De overige functies binnen het berekeningscomponent blijven bestaan en kunnen indien gewenst gecombineerd worden met de nieuwe optie voor Totale statusduur.

De berekeningscomponent in een beoordelingscomponent

De berekeningscomponent zal beschikbaar worden gemaakt in de beoordelingscomponent. Aanvullend is het mogelijk dat het berekeningsveld niet meer geüpdatet wordt nadat de regel beoordeeld is. Hiervoor is een nieuwe optie toegevoegd op Specifieke eigenschappen.

• Beschikbare calculatietypen: Berekening maken over numerieke velden
• Beschikbare standaard berekening: Optellen, Aftrekken, Vermenigvuldigen, Delen.
• In het veld formule, wordt in de dropdown, een extra optie getoond: Totale statusduur met daaronder een lijst met alle beschikbare (actief en inactief) statussen.
• Er kunnen een of meerdere statussen geselecteerd worden voor de berekening.
• De waarde van een status is het aantal dagen dat de studie de status gehad heeft.
• Bovengenoemde functies binnen de berekeningscomponent kunnen indien gewenst gecombineerd worden met de nieuwe optie voor Total statusduur.

Op de Start pagina is het mogelijk gemaakt dat per beoordelingscomponent, het berekeningsveld van de laatste of eerste regel getoond kan worden als kolom.

• Zoekbalk voor documentcategorie en titel

Om nog makkelijker en sneller de juiste documentcategorie en titel te kiezen bij het uploaden van documenten, hebben we een zoekbalk toegevoegd aan de keuzelijsten. Wanneer je een keuzelijst aanklikt, wordt er bovenin een zoekbalk getoond. Door in de zoekbalk te typen, worden de categorieën en titels getoond die overeenkomen met de ingetypte term.

• Vraagstatus aanpasbaar vanuit tabel

De status van vragen kan vanaf nu worden aangepast zonder de regel te openen. In de tabel is de status per regel nu aan te klikken, dan opent een keuzelijst met statussen. Kies uit de keuzelijst de gewenste status, en sla dan de pagina op.

Afbeelding 1

Deze ontwikkeling kan bijvoorbeeld vooral handig zijn voor het wijzigen van de status van ‘beantwoord door onderzoeker’ naar ‘afgehandeld’. Om een antwoord te geven moet de regel wel geopend worden.

• Nieuwe instelling om documenten niet te mogen bewerken na een beoordeling

Een nieuwe instelling in de specifieke eigenschappen van beoordelingscomponenten maakt het mogelijk om documenten niet meer te mogen bewerken nadat deze beoordeeld is. Eenzelfde soort instelling was al beschikbaar voor de regel, maar is nu dus ook beschikbaar per document in een regel.

Als er geen statussen zijn aangevinkt bij de instelling, kan een document niet meer gewijzigd worden nadat er een beoordeling aan is gegeven. Het document kan nog wel gelezen/gedownload worden. Voor alle bestaande beoordelingscomponenten zijn alle beoordelingen aangevinkt in de instelling, zodat de bewerkrechten hetzelfde blijven als in vorige releases.

• Gebruikers ontvangen een e-mail wanneer hun e-mailadres is gewijzigd

Er wordt vanaf nu een e-mail naar gebruikers verstuurd nadat zij zelf hun e-mailadres hebben gewijzigd, en ook wanneer een gebruikersbeheerder dat voor een gebruiker heeft gedaan.

• Nieuwe optie voor het jaartal in automatisch gegenereerde studienummers

Het is vanaf nu mogelijk om bij het automatisch genereren van studienummers te kiezen voor het samenvoegveld Jaar (2 cijfers). Bijvoorbeeld 24 i.p.v. 2024.

 

 

  Verbeterd

• Bestandsnamen zichtbaar in referentiedocumenten in Vragen Commissie-component

In het vragen commissie component is het mogelijk om te refereren naar alle documenten die in het sjabloon zijn geüpload. Op die manier kan je gericht een vraag stellen over een bepaalde versie van een document bijvoorbeeld. Dat werd alleen wat moeilijk, want in de tabel met documenten werd niet de bestandsnaam getoond. Als je dan meerdere documenten in hetzelfde categorie en titel had staan, met eenzelfde versienummer, was het onmogelijk om te zien om welk document het ging. We hebben daarom een nieuwe kolom toegevoegd met daarin de bestandsnaam van de documenten, zie afbeelding 2.

Afbeelding 2

• Scrollen in de PDF-viewer

Sinds de vorige update is het mogelijk om te scrollen in de PDF-viewer, maar dat ging niet helemaal soepel. We hebben het probleem verholpen.

• Beoordelingscomponenten kopiëren

In het sjabloon kunnen componenten gekopieerd worden. Als een enkelkeuze-component gekopieerd wordt, worden alle instellingen gekopieerd naar een nieuw component, zoals de antwoordopties. De rechten van componenten worden niet gekopieerd.

Het type component ‘Beoordelingen’ kon niet gekopieerd worden, tot nu! Wanneer je een beoordelingencomponent kopieert, worden alle ingestelde velden overgenomen. De rechten worden net als bij de andere type componenten niet gekopieerd.

• Vernieuwde tekst certificeringherinneringsmail

In het CTMS kunnen er certificeringen vastgelegd worden per gebruiker. Als een certificering bijna verloopt kan er een herinnering verstuurd worden naar bepaalde gebruikers. De e-mailtekst van deze herinnering was verouderd, dus we hebben de tekst aangepast.

• Meer informatie voor het instellen van 2 Factor Authenticatie

Wanneer 2 Factor Authenticatie (2FA) verplicht is, maar niet geactiveerd voor een gebruiker, krijgt na het inloggen een melding dat deze ingesteld moet worden. Dit bericht blijft nu getoond, ook na het wisselen van pagina.

 

 

 Bug fixes:

• De automatische procestransitie op het component lokale haalbaarheid werkte niet goed, nu wel!

• Wanneer in het overzicht meerdere subproces statussen en/of meerdere onderzoeksafdelingen werden geselecteerd als kolommen, werd de data alleen getoond na het verversen van de pagina. Uiteraard moeten alle gegevens altijd getoond worden in het overzicht, dus dit probleem hebben we verholpen.