Release notes versie 7.1 - CTMS

Beste lezer,

Het CTMS van ResearchManager wordt geüpdatet naar versie 7.1. Lees hieronder welke functionaliteiten er zijn toegevoegd en welke verbeteringen er zijn toegepast. We beantwoorden natuurlijk graag eventuele vragen over de update. Mail daarvoor naar support@myresearchmanager.com. 

 

  In het kort

Onder andere in deze versie:

• Nu kun je de lokale haalbaarheid-component overal in het proces inzetten. Perfect voor goedkeuringen op verschillende momenten – super flexibel!

• Archiveer studies eenvoudig met een nieuwe standaardstatus. Gebruikers kunnen alleen nog lezen – veilig en overzichtelijk.

• Nieuw soort recht voor de documenten-component: wijzig status. Zodat onderzoekers documentstatussen kunnen bewerken zonder andere velden aan te passen. Slim én veilig!

• Kolomtitels zijn nu aan te passen in Excel-export! Kies tussen component-ID's of titels – helemaal afgestemd op jouw voorkeur.

• Exporteer meerdere antwoorden in één kolom met komma’s – perfect voor data-analyse.

• Gebruikers kunnen nu opmerkingen toevoegen bij hun beoordeling in de goedkeuringen-component, zonder andere velden te kunnen bewerken. Specifiek en praktisch!

• Documenten sorteren in beoordelingscomponenten: sorteer je documenten op kolommen en houd alles netjes geordend.

• Bugs, niemand wil ze dus we hebben er zoveel mogelijk opgelost.

Lees hieronder de details van alle aanpassingen.

 

 Nieuw

• Gebruik de lokale haalbaarheid-component op meerdere plekken in het sjabloon

De lokale haalbaarheid-component is een tabel waarin de afdelingen die zijn geselecteerd in de ondersteunende afdelingen-component worden getoond, met daar achter een kolom ‘Goedkeuring’ met als opties ‘Ja’ en ‘Nee’. De gebruiker die de goedkeuring invult wordt na het opslaan getoond in de kolom samen met de datum en tijd waarop de goedkeuring is opgeslagen. De component wordt voornamelijk ingezet om de lokale haalbaarheid of goedkeuring per ondersteunende afdeling uit te vragen.

Met deze update is het mogelijk om het componenttype 'Lokale haalbaarheid' in meer dan een subhoofdstuk van het sjabloon te plaatsen. Op die manier kan je bijvoorbeeld op meerdere momenten in het proces een goedkeuring registreren van de ondersteunende afdelingen, of je laat de verschillende tabellen een andere beoordeling voorstellen.

• Nieuwe notificatiemogelijkheden voor de lokale haalbaarheid-component

We hebben notificatiefilters toegevoegd voor de lokale haalbaarheid component:

• Een afdeling heeft goedgekeurd
• Een afdeling heeft afgekeurd

Tot nu toe was het alleen mogelijk om een melding in te stellen wanneer alle afdelingen hadden goedgekeurd, maar het kan ook prettig zijn om bij elke beoordeling een melding te krijgen. Vandaar deze doorontwikkeling.

• Nieuwe standaardstatus per studie: Gearchiveerd

We hebben een nieuwe standaardstatus toegevoegd aan het proces: Gearchiveerd. Deze status kan niet worden verwijderd of aangepast. Het is optioneel om deze status in het proces op te nemen.

De status gearchiveerd doet het volgende: als een studie de status heeft dan kunnen alle gebruikers alleen nog de gegevens en document lezen. Alleen ResearchManager kan de status nog weer wijzigen. Als optie in het overzicht van studies op Start kan nu ook gekozen worden om alle gearchiveerde studies wel of niet te tonen.

Wellicht bestaat er al een status gearchiveerd in jullie proces, het verschil met deze standaardstatus is dat je niets kan wijzigen aan de rechten in de standaardstatus Gearchiveerd.

• Budgetcomponent: kolom ‘Verschil’ instelbaar

In budgetcomponenten is het mogelijk om de component direct het verschil tussen gerealiseerd en begroot uit te laten rekenen. Voorheen was dat standaard: Begroot minus Gerealiseerd. Nu is het mogelijk om het andersom uit te rekenen: Gerealiseerd minus Begroot.

• Nieuw type recht voor documentencomponent: Bewerk status

De documentencomponent kan nu nog specifieker ingericht worden want er is een nieuw recht toegevoegd: ‘Bewerk status’.

Het is hiermee mogelijk om onderscheid te maken tussen het bewerken van de regel (dus de titel, versienummer, documentdatum etc.) en het bewerken het veld 'Status' in een regel. Bijvoorbeeld: na goedkeuring van een studie mogen onderzoekers niet meer de reeds toegevoegde documenten bewerken, maar als ze een vernieuwde versie van een bepaald document uploaden moeten ze wel de status van het verlopen document wijzigen. De andere velden moeten ongewijzigd blijven. Door de onderzoeker het recht ‘Bewerk status’ te geven, en niet het recht ‘Bewerken’ is dat mogelijk.

• Nieuw samenvoegveld voor e-mailtemplates

In de e-mailtemplates (mails die verstuurd worden bij statusovergangen) is een nieuw samenvoegveld toegevoegd. Het samenvoegveld is een link naar de studie in het CTMS met de tekst “Ga naar studie”. 

 

 

  Verbeterd

• Titel koppeling zichtbaar bij deelverzoeken

Het is mogelijk om een koppeling te maken tussen verschillende ResearchManager omgevingen, bijvoorbeeld tussen twee CTMS-omgevingen. Met zo’n koppeling kunnen gemakkelijk documenten en gegevens verstuurd worden die dan direct ingeladen kunnen worden in een nieuwe of bestaande studie door de ontvangende partij. Klinkt dat als iets wat jullie zouden kunnen gebruiken, neem dan contact op met je accountmanager of consultant, zij vertellen er graag meer over!

Deze update geldt alleen voor de omgevingen waar al een koppeling bestaat.

Bij nieuwe deelverzoeken wordt de titel van de koppeling/link getoond vanaf nu. Aangezien er op meerdere momenten verschillende links met dus ook verschillende inhoud verstuurd kan worden, is het nuttig om in de overzichten van deelverzoeken te zien om welke het gaat.

- In het overzicht ‘Inkomende deelverzoeken’ is een kolom toegevoegd ‘Koppeling naam’

- In het overzicht ‘Uitgaande deelverzoeken’ is een kolom toegevoegd ‘Koppeling naam’

- In de audit trail ‘Deelverzoeken’ is een kolom toegevoegd ‘Koppeling naam’

- Op de pagina ‘Importeer deelverzoek’ is een extra regel aan de informatie toegevoegd ‘Koppeling naam’.

• Volgorde van e-mailtemplates is instelbaar

Via Beheer > e-mailtemplates kunnen e-mails worden ingesteld die verstuurd worden als een studie een bepaalde status bereikt. De volgorde van de e-mailtemplates was niet instelbaar op deze pagina, terwijl dat soms voor net een beetje extra overzicht kan zorgen. Daarom is het nu mogelijk om de e-mailtemplates te slepen naar jouw perfecte volgorde.

Een ander bijkomend voordeel van deze verbetering is dat de volgorde ook wordt meegenomen naar de pop-up ‘Verstuur e-mail’ die verschijnt als er voor de optie 'Toon verzendlijst voor versturen' wordt gekozen bij een of meerdere e-mailtemplates. Op die manier kan je dus ook de volgorde van e-mails in die pop up beheren.

• Kolomtitels in de Excel export aanpasbaar

Aan de exportinstellingen is een nieuwe toegevoegd: kolomtitels. Er zijn twee opties te kiezen:

1. Component ID
2. Component titel

Standaard wordt de titel van component gebruikt als kolomtitel, maar met deze instelling is het dus nu mogelijk om in plaats daar van het unieke ID te gebruiken als kolomtitel.

Tip: via Beheer > Sjabloon > Exporteer sjabloon is het mogelijk om een Excelbestand te exporteren met alle componenten en bijbehorende instellingen, titels, opties, en de unieke IDs. Zo heb je direct een handig sleutelbestand.

• Optie om gegevens vanuit een Meerdere antwoorden-component op twee manieren te exporteren in een Excel-bestand

Voorheen werden gegevens uit Meerdere antwoorden-componenten als volgt geëxporteerd naar Excelbestanden:

Studienaam	Componenttitel of ID	Antwoord 1	Antwoord 2	Antwoord 3
Test studie voor RL		1	0	1

In dit voorbeeld was er bij de vraag gekozen voor antwoordoptie 1 en 3.

Voor analyse van gegevens kan het prettiger zijn dat de antwoorden per vraag niet worden verdeeld over meerdere kolommen. Daarom wordt er nu bij het instellen van een export de optie gegeven om meerdere antwoordcomponenten komma gescheiden in één kolom te exporteren. Dan ziet bovenstaande voorbeeld er als volgt uit:

Studienaam	Componenttitel of ID
Test studie voor RL	1; 3

De waarden van de antwoordopties worden dan dus getoond in de kolom met een semicolon er tussenin. Om eventueel de beschrijvingen van de antwoordopties te zien, dien je dit bestand samen te voegen met de export van het template. Het is niet mogelijk om de beschrijvingen komma gescheiden te exporteren.

• Decimalen mogelijk voor numerieke velden in beoordelingscomponenten

Het is nu mogelijk om per numeriek veld in beoordelingscomponenten in te stellen hoe veel decimalen zijn toegestaan.

Tip: Velden in beoordelingscomponenten zijn te bewerken door de component te wijzigen, dan naar Specifieke Eigenschappen te gaan, en dan bij ‘Veld’ het te bewerken veld te selecteren. Maak de gewenste aanpassingen en vergeet dan niet op te slaan. Indien er meer velden nodig zijn dan dat er beschikbaar is uit de lijst met velden, neem dan contact op met je consultant of met support@myresearchmanager.com.

• Beheer – Gebruikers en rollen aanpassingen

Applicatiebeheerders, modulebeheerders, gebruikersbeheerders en medewerkers wetenschapsbureau hebben toegang tot de configuratiepagina ‘Gebruikers en rollen’ via Beheer. De tabel met gebruikers hebben we een beetje veranderd:

• De kolom telefoonnummer is verwijderd uit het overzicht.
• Er zijn filters toegevoegd voor de kolommen: e-mail, login methode, status, 2FA en studies
• De unieke gebruikers ID staat nu als eerste kolom in het overzicht.

 

• Uitbreiding van rechten op de Goedkeuringen-component

De goedkeuringen component is een veelzijdig component die voor meerdere doeleinden gebruikt kan worden. Bepaalde gebruikers kunnen hier standaard aan worden toegevoegd, gebruikers gekoppeld aan de geselecteerde onderzoeks- of ondersteunende afdeling kunnen hier automatisch aan worden toegevoegd, en het is mogelijk om handmatig gebruikers aan de component toe te voegen. Vervolgens kan er worden ingesteld dat een gebruiker alleen hun eigen goedkeuring kan invullen. Een mooie manier om specifiek van een persoon een beoordeling te vragen dus!

Met deze update komt een mooie verandering mee voor dit component, en die heeft te maken met de rechten. Er waren 5 rechten beschikbaar per rol: Lezen, Toevoegen, Bewerken, Beoordelen en Verwijderen. Wanneer een gebruiker het recht ‘Beoordelen’ heeft kan de gebruiker alleen zijn/haar eigen regel beoordelen. Andere velden in de regel zoals het tekstveld ‘Opmerkingen’ kan niet worden ingevuld als de gebruiker alleen het recht Beoordelen heeft. Om dat te kunnen zou de gebruiker ook het recht ‘Bewerken’ moeten krijgen, maar dat was vaak niet gewenst omdat alle velden dan bewerkt kunnen worden in de component, inclusief die van andere gebruikers. Toch bleek het juist wel gewenst om het veld ‘Opmerkingen’ te kunnen invullen zodat de beoordeling toegelicht kon worden. Daarom hebben we een nieuw recht toegevoegd: ‘Opmerkingen bewerken’.

Wil je dat gebruikers alleen hun eigen regel kunnen beoordelen en de opmerkingen kunnen invullen: kies dan voor die rol de rechten ‘Beoordelen’ en ‘Opmerkingen bewerken’.

• Kolom ‘indiener’ toe te voegen aan Start overzicht

In de Studie details component kan het veld ‘indiener’ aangezet worden. Dat veld was echter nog niet toe te voegen als kolom aan het overzicht op Start, nu wel!

• Filters in Begroting-component niet langer hoofdlettergevoelig

De filters in begrotingscomponenten waren hoofdlettergevoelig, dat werkte niet prettig. Nu maakt het dus niet meer uit of je in hoofdletters, of kleine letters typt.

• Sorteer de documenten in beoordelingscomponenten

Het is nu mogelijk om de documenten in een regel van een beoordelingscomponent te sorteren op de getoonde kolommen.

• Wis-functie voor kolommen in grid-componenten

In alle grid-componenten is het mogelijk om te filteren en te sorteren op kolommen, het is nu mogelijk om met het gum-icoontje de ingestelde filters en sorteringen te wissen. De grids worden dan zoals standaard getoond, totdat de gebruiker weer filters instelt.

• Verberg antwoordopties in beoordelingscomponenten

Er is een instelling toegevoegd aan de specifieke eigenschappen van beoordelingen-componenten. Voor enkel antwoord en meerdere antwoorden velden in zo’n component is het nu mogelijk om antwoordopties te verbergen. Als er gegevens zijn ingevoerd voor een antwoordoptie, dan blijft deze getoond maar voor nieuwe regels is het niet meer mogelijk om de antwoordoptie te kiezen.

 

 Bug fixes:

• Via beheer > gebruikers en rollen is het sinds de vorige update mogelijk om per gebruiker te zien aan welke studies zij gekoppeld zijn door hun regel open te klappen. De studie titel en de status wordt getoond. De status was echter onterecht soms vertaald naar Engels, dat is nu opgelost.

• Bij het sorteren op de kolom ‘Actief’ op de pagina 'Beheer > Exportfilters' werd een blauw scherm foutmelding gegeven, dit is nu opgelost.

• Het is sinds de vorige versie mogelijk om een procestransitieconditie in te stellen waarbij aangegeven wordt voor welke documenttypes een document geüpload moet zijn. Als een van die documenttypes mist, dan wordt een gele foutmelding getoond waarin moet staan welke documenten nog missen. Echter, als er meer dan een documenttype in de conditie stond en er mist slechts een, dan werden alle aangevinkte documenttypes uit de conditie getoond in de foutmelding in plaats van alleen de missende documenttypes. Dat is nu opgelost.

• De kolom Beoordeling werd weergegeven wanneer je meerdere documenten toevoegt via de Documentencomponent, zelfs als deze niet is geactiveerd in de specifieke eigenschappen. Dat is nu opgelost.

• Als je meerdere documenten toevoegt aan de documentcomponent, vul dan de documentkolommen in, zoals versienummer of documentdatum, voor alle documenten. Als je vervolgens besluit een van de documenten te verwijderen, worden alle documentkolommen, ook die voor de documenten die blijven, geleegd. Dit is nu opgelost.

• Sinds de vorige versie werden gebruikers zonder rol niet geëxporteerd, nu wel weer.

• In het sjabloon was het icoontje om de Sites-component en de Patiënten-component te verwijderen actief, ondanks dat de componenten gegevens bevatten wat er normaal voor zorgt dat het icoontje grijs is. De componenten konden niet echt verwijderd worden, er verscheen een foutmelding wanneer er op het onterecht actieve icoontje werd geklikt. Dit is opgelost.

• Er verscheen een error in de Patiënten-component wanneer er patiënt wordt toegevoegd, terwijl het maximumaantal patiënten al is bereikt. De tekst in de error was niet leesbaar, nu wel weer.