Release notes versie 7.2 - CTMS – ResearchManager Support

Beste lezer,

Het CTMS van ResearchManager is geüpdatet naar versie 7.2. Lees hieronder welke functionaliteiten er zijn toegevoegd en welke verbeteringen er zijn toegepast. We beantwoorden natuurlijk graag eventuele vragen over de update. Mail daarvoor naar support@myresearchmanager.com.

In het kort

Onder andere in deze versie:

Snel en eenvoudig navigeren tussen gerelateerde studies met de nieuwe Studie Link-component!
Van welke organisatie is deze contactpersoon? Zet het in het nieuwe veldje 'organisatie'.
Dataweergavecomponenten: nu met de juiste eenheden en decimalen.
Het maximaal toegestane aantal karakters in begrotingscomponenten is verhoogd.
Vanwege de veelzijdigheid van de beoordelingscomponent, krijgen de items in de tabel nu de naam 'rij' in plaats van 'beoordeling.
De snelheid van de exportpagina en het wijzigen van beoordelingscomponenten is verbeterd.
In de goedkeuringscomponent kan een beoordelaar gekoppeld worden aan een rij. Binnen deze rij kan de beoordelaar het specifieke recht krijgen, zoals 'Opmerkingen bewerken'. Daarmee krijgt de beoordelaar het recht om diens goedkeuring toe te lichten, maar wel alleen in deze regel.
Bugs, niemand wil ze dus we hebben er zoveel mogelijk opgelost.

Lees hieronder de details van alle aanpassingen.

Nieuw

Nieuwe functionaliteit: Studie Link

Er is een nieuw type component beschikbaar: Studie Link. Dit component maakt het mogelijk om eenvoudig andere studies aan elkaar te linken en snel tussen gerelateerde studies te navigeren.

Functionaliteiten:

Tabelweergave: De Studie Link-component is een tabel waarin gelinkte studies worden weergegeven:

Automatische wederzijdse koppeling: Wanneer ‘Studie B’ wordt toegevoegd aan de Studie Link-tabel van ‘Studie A’, wordt deze koppeling automatisch ook in ‘Studie B’ aangemaakt.

Rechten: Instelbaar welke rollen de studies mogen lezen, toevoegen en bewerken.

Snel navigeren: Vanuit de tabel kan een gelinkte studie direct worden geopend door op het pijltje te klikken (geel gemarkeerd in de afbeelding hierboven). Als een gebruiker geen toegang heeft tot een van de gelinkte studies, dan zal het pijltje niet getoond worden en kan je dus niet navigeren naar die studies.

Specifieke eigenschappen:

- Stel in welke studies toegevoegd kunnen worden aan de tabel op basis van studietypen en studiestatussen.
- Bepaal welke velden in de tabel worden getoond.

Deze nieuwe component maakt het eenvoudiger om verbanden tussen studies inzichtelijk te maken en efficiënt te navigeren tussen relevante studies.

Organisatie als veld in component Contactpersonen

Er is een nieuw veld toegevoegd aan het type component Contactpersonen: organisatie. Het tekstveld kan geactiveerd worden via de specifieke eigenschappen van de component.

Verbeterd

Dataweergave component: nu met de juiste eenheden en decimalen

Als er voor een numeriek component een eenheid was ingesteld, zoals centimeter, werd de eenheid niet getoond als de numerieke component voor een dataweergave werd geselecteerd. Hetzelfde geldt voor het aantal decimalen dat ingesteld staat voor de broncomponent. Beide worden nu overgenomen in de dataweergavecomponenten.

Begrotingscomponent: maximaal aantal karakters verhoogd

Er stond een maximaal aantal karakters ingesteld voor een aantal kolommen in de begrotingscomponenten, dat maximum bleek te laag. Voor de kolommen Prijs per eenheid, Tijd per eenheid, Aantal begroot en Aantal gerealiseerd is het maximum aantal karakters verhoogd tot 70.368.744.177.664.

Beoordelingscomponent: items in tabel heten nu 'rij'

De beoordelingscomponenten worden ingezet voor meerdere doeleinden. Bijvoorbeeld voor amendementen of contracten, en niet meer alleen voor beoordelingen. De term die werd gebruikt voor de beoordelingscomponenten was ‘beoordeling’ maar dat hebben we nu veranderd naar ‘rij’. Je ziet dit bijvoorbeeld als een component nog leeg is:

Of in de pop-up als je een rij wilt verwijderen:

Opmerkingen over accountaanvraag bijgevoegd in email naar aanvrager

Bij het goedkeuren of afkeuren van een accountaanvraag kan de beheerder een toelichting typen in het vak ‘Reden aanvraag’. De toelichting werd niet meegestuurd in de mail die de aanvrager van het account ontving. In de mail stond alleen of de accountaanvraag was goedgekeurd of afgekeurd. De toelichting wordt nu standaard in de mail geplaatst.

Snelheid beoordelingscomponenten

De snelheid van het systeem bij het wijzigen van beoordelingscomponenten was niet optimaal. De reden daarvoor was het tabje 'Rechten'. Op de tab 'Rechten' kunnen veel statussen staan met per rol keuzelijsten voor rechten als Lezen, Bewerken en Verwijderen. De manier waarop de pagina was opgebouwd zorgde ervoor dat de snelheid niet goed genoeg was. We hebben daarom de tab Rechten moeten aanpassen.

Voorheen zag je op een scherm alle rollen en statussen en moest je scrollen om alles aan te kunnen passen:

Nu ziet het er anders uit:

Boven in de pagina kies je voor welke rol je de rechten wil instellen, in dit voorbeeld de rol 'Researcher'. De pagina toont dan alle statussen met daarnaast een kolom met de rechten voor de geselecteerde rol. Met de bovenste keuzelijst kan je voor alle statussen in een keer de rechten instellen. Onderaan de pagina staat een nieuwe functie 'Kopieer rechten van de huidige rol naar de volgende rollen:':

Met die functie kan je de ingestelde rechten van de huidige pagina en geselecteerde rol kopiëren naar andere rollen.

Exportpagina: snelheid verbeterd

De snelheid van de pagina waar je exports kan maken is verbeterd.

Goedkeuringen component: uitbreiding van rechten

De goedkeuringen component is een veelzijdig component die voor meerdere doeleinden gebruikt kan worden. Bepaalde gebruikers kunnen hier standaard aan worden toegevoegd, gebruikers gekoppeld aan de geselecteerde onderzoeks- of ondersteunende afdeling kunnen hier automatisch aan worden toegevoegd, en het is mogelijk om handmatig gebruikers aan de component toe te voegen. Vervolgens kan er worden ingesteld dat een gebruiker alleen zijn/haar eigen goedkeuring kan invullen. Een mooie manier om specifiek van een gebruiker een beoordeling te vragen dus!

Met deze update komt een mooie verandering mee voor dit component, en die heeft te maken met de rechten. Er waren 5 rechten beschikbaar per rol: Lezen, Toevoegen, Bewerken, Beoordelen en Verwijderen. Wanneer een gebruiker het recht ‘Beoordelen’ heeft kan de gebruiker alleen zijn/haar eigen regel beoordelen. Andere velden in de regel zoals het tekstveld ‘Opmerkingen’ kan niet worden ingevuld als de gebruiker alleen het recht Beoordelen heeft. Om dat te kunnen zou de gebruiker ook het recht ‘Bewerken’ moeten krijgen, maar dat was vaak niet gewenst omdat alle velden dan bewerkt kunnen worden in de component, inclusief die van andere gebruikers. Toch bleek het juist wel gewenst om het veld ‘Opmerkingen’ te kunnen invullen zodat de beoordeling toegelicht kon worden. Daarom hebben we een nieuw recht toegevoegd: ‘Opmerkingen bewerken’.

Wil je dat gebruikers alleen hun eigen regel kunnen beoordelen en de opmerkingen kunnen invullen: kies dan voor die rol de rechten ‘Beoordelen’ en ‘Opmerkingen bewerken’.

Oude rechtenstructuur:	Nieuwe rechtenstructuur:
Lezen Toevoegen Bewerken Bewerk opmerkingen Beoordelen Verwijderen	Lezen Toevoegen Bewerken Verwijderen Beoordelen Opmerkingen bewerken gekoppelde rijen

Belangrijke aanpassingen:

"Bewerken" en "Opmerkingen bewerken gekoppelde rijden" (OBGR) zijn exclusief:
- Indien Bewerken is geselecteerd, wordt OBGR automatisch uitgeschakeld en kan deze niet geactiveerd worden.
- Indien OBGR is geselecteerd, wordt Bewerken automatisch uitgeschakeld en kan deze niet geactiveerd worden.
Rechten en veldtoegang:
- Bewerken: Gebruikers kunnen alle rijen en velden bewerken, inclusief het veld Opmerkingen.
- Bewerken + Beoordelen: Gebruikers kunnen alle rijen en velden bewerken en beoordelen, inclusief het veld Opmerkingen.
- Beoordelen: Gebruikers kunnen alleen gekoppelde rijen beoordelen.
- Beoordelen + OBGR: Gebruikers kunnen gekoppelde rijen beoordelen (in de grid) en alleen het veld Opmerkingen bewerken. Andere velden, zoals deadline datum, blijven grijs en niet bewerkbaar.

Deze wijziging zorgt voor een duidelijkere scheiding tussen het bewerken van alle velden en het specifiek bewerken van Opmerkingen in gekoppelde rijen. Hiermee wordt de gebruikerservaring verbeterd en wordt het risico op ongewenste wijzigingen verminderd.

Vraag & Antwoord-component: een nieuw recht

Er is een nieuw recht toegevoegd aan de Vraag & Antwoord-component: gebruikers bewerken. In de vorige versie kon elke gebruiker die vragen mocht bewerken, ook de gebruiker in Vraag van of Vraag voor wijzigen. Dit had als gevolg dat bijvoorbeeld wanneer een vraag werd gesteld aan een Onderzoeker door een medewerker wetenschapsbureau, de onderzoeker degene kon veranderen die de vraag stelde. Daarnaast kon de onderzoeker, wanneer een melding werd verzonden (automatisch of handmatig), kiezen naar wie de melding werd gestuurd.

Nu kunnen alle gebruikers nog steeds de gebruikers in Vraag van of Vraag voor bewerken, tenzij de applicatiebeheerder dit nieuwe recht Gebruikers bewerken deactiveert via de sjablooninstellingen.

Bericht 'Verwerking van persoonsgegevens' vernieuwd

Bij het inloggen voor de eerste keer wordt aan de gebruikers een bericht getoond over de Algemene Vordering Gegevensbescherming. Het bericht werd echter alleen getoond aan gebruikers die met gebruikersnaam en wachtwoord inloggen, en niet wanneer er gebruik gemaakt werd van een Single Sign On. Het bericht is vernieuwd en wordt nu aan alle gebruikers opnieuw getoond wanneer zij voor de eerste keer inloggen na deze update.

Bug fixes:

In het geval dat er een proces conditioneel getoond wordt, dan zijn er afhankelijkheden terug te vinden per hoofdstuk, subhoofdstuk, paragraaf en component. Het proces is dan namelijk afhankelijk van een component. Bij het wijzigen van hoofdstukken, subhoofdstukken, paragrafen en componenten wordt een tab getoond met afhankelijkheden waar je kan zien welke onderdelen in het systeem afhankelijk zijn van selectie. De condities op de processen werden nog niet hier getoond terwijl dat wel moet, dus die zijn hier nu aan toegevoegd.
In sommige gevallen werd het voorbeeld van de berekening tijdens het wijzigen daarvan niet goed getoond in de specifieke eigenschappen. Dit had geen gevolgen voor de berekening maar het is natuurlijk de bedoeling dat je hier altijd een goed voorbeeld kan zien van de berekening. Dit is nu opgelost.
Voorheen verschilde de bovenste status in de keuzelijst van documentstatussen bij het uploaden van één document en meerdere documenten. Nu wordt altijd de status die in de instellingen bovenaan staat als eerste getoond.
In de component ‘Goedkeuringen’ veranderde de sortering van rijen in de tabel als er op een goedkeuring werd geklikt, dat was niet wenselijk. De sortering blijft nu gelijk als je een goedkeuring bewerkt.
In de velden gebruikersnaam en wachtwoord bij het inloggen en de instellingen bij een gebruiker stonden toe dat er een spatie als laatste karakter ingevoerd was. Dat is niet de bedoeling, dus nu wordt dat automatisch gecontroleerd en gecorrigeerd.
Bij het bewerken van de Contactpersonen-component werd het veld ‘correspondentie’ niet weergegeven in de tab specifieke eigenschappen in de kolommen actieve/inactieve/verplichte velden In plaats daarvan verscheen er een lege rij in de kolom. Het veld wordt nu correct weergegeven.
In de SAE-component werkt het sorteren op datum toegevoegd weer.
Als er op de Sites beheerpagina op ‘Blokkeer’ of ‘Activeer’ werd geklikt voor een regel, dan verscheen de pop-up met de vraag om bevestiging als browser pop-up, terwijl dat een interne pop-up moest zijn. Dat is nu opgelost.
De filters op de pagina met deelverzoeken voor de kolommen ‘datum verstuurd’ en ‘datum ontvangen’ werkten niet, dat is nu opgelost. Deze pagina is alleen beschikbaar voor omgevingen waar een koppeling aan staat.
In een export waarin grid-componenten zoals Contactpersonen of Sites werden aangevinkt, werd op het eerste Excel-blad een kolom getoond met daarin de titel van de gridcomponent. De gegevens van de gridcomponent worden op een eigen Excelblad in het bestand getoond. De kolommen op het eerste blad zijn verwijderd.
Als een gebruiker toegang had tot het lezen van gekoppelde rijen in plaats van lezen, ontving hij/zij nooit meldingen voor de beoordelingen/ Q&A-component. Nu wel.
De herinneringmails in de goedkeuringencomponent werden niet verstuurd als de component in een subproces stond. Dit hebben we opgelost.