CRF importeren > Wederkerende hoofdstukken

Stappen:

  1. Navigeer via het hoofdmenu naar CRF -> Imports -> Wederkerende subhoofdstukken;

  2. Upload uw importbestand;
  3. Selecteer de site, de kolom die als patiëntnummer gebruikt moet worden, het subhoofdstuk waarnaar geïmporteerd moet worden, en de kolom die als referentienummer gebruikt moet worden;

  4. Selecteer afhankelijk van de instellingen van uw studie optioneel de kolommen die moeten worden geïmporteerd naar de vaste velden geboortedatuminschrijfdatum en e-mailadres;

  5. Koppel uw kolommen aan componenten in de research manager;

  6. Test de import;

  7. Start de import als er geen fouten worden gevonden.

Wanneer u een studie uitvoert, kan het voorkomen dat een deel van de data niet in de research manager is ingevoerd. Deze heeft u dan bijvoorbeeld in een excelbestand. Bij de research manager begrijpen we dat het prettig is om al uw data overzichtelijk bij elkaar te hebben. Daarom is er een ingebouwde importfunctie, waarmee u uw excelbestanden moeiteloos bij uw data in de research manager voegen. Voor een wederkerend subhoofdstuk werkt dit net even anders dan voor andere data. In deze handleiding leest u waar u op moet letten.

Uitgebreide stappen:
Ga naar www.onderzoekenanalyse.nl/NaamZiekenhuisStudieInitiator Log hier in met uw Gebruikersnaam en Wachtwoord.

Let op: Maakt uw organisatie gebruik van meerdere modules binnen de research manager? Dan kan het zijn dat u eerst in het moduleportaal komt. Klik dan op 'Data management'. Afhankelijk van uw instellingen kunt u ook eerst in één van onze andere modules komen. Als u linksboven in uw scherm niet 'Data management' ziet staan, klik dan op het logo dat u wel ziet om in het moduleportaal te komen. Klik vervolgens alsnog op 'Data management'.

Stap 1: Navigeren naar 'Imports > Wederkerende subhoofdstukken'
U ziet nu de startpagina. Plaats uw muis bovenaan, in de menubalk, op 'CRF', vervolgens op 'Imports' en klik dan op 'Wederkerende subhoofdstukken'.

 

 

Stap 2: Type importbestand selecteren
Nu bevindt u zich op de importpagina voor wederkerende subhoofdstukken. Door op de knop 'Bestand selecteren' te klikken, opent u een pop-up waarin u uw importbestand te kiezen. Wanneer u dit gedaan heeft, verschijnt de naam van dit bestand op de plaats waar u het eerst kon selecteren.

Links van de bestandsnaam staat een bolletje: rood betekent dat het geen geschikt bestand is om te importeren, groen betekent dat u verder kunt gaan - de volgende pagina wordt dan automatisch geladen. Dan ziet u ook een regel waarin staat dat het bestand succesvol is geladen.

Is het bolletje rood? Controleer dan het bestandsformaat van uw importbestand. Alleen excelbestanden, die eindigen in '.xls' of '.xlsx' kunnen geïmporteerd worden. Deze bestanden moeten voldoen aan één van de volgende indelingen:

~Type importbestand: Genest 
Patiënten staan in de meest linkerkolom, per patiënt net zoveel rijen als referenties die u voor deze patiënt wilt toevoegen of wijzigen. Per referentie moet één rij worden gebruikt. Componenten hebben ieder één kolom.

~Type importbestand: Tabbladen
Patiënten staan ieder op een eigen tabblad. In ieder tabblad één rij per referentie. Componenten hebben ieder één kolom.

Stap 3: Import aan site toekennen
Wanneer u uw importbestand geladen heeft, selecteert u de site waaraan u de patiënten uit het bestand toe wilt voegen. De research manager detecteert zelf of het bestand van de geneste- of de tabbladenindeling gebruik maakt, u hoeft dit alleen nog maar even te controleren. Als uw bestand een geneste indeling heeft, selecteert u de kolom met patiëntnummers – aan de hand hiervan worden de patiënten aangemaakt. Vervolgens selecteert u de referentiekolom en het gewenste datumformaat.

Als u gebruik maakt van PSS of randomisatie waarbij een geboortedatum vereist is, heeft u hier ook de optie om een kolom aan de velden geboortedatume-mailadres of inschrijfdatum te koppelen.

Stap 4: Kolommen aan componenten koppelen
U ziet nu een lijst met alle kolommen uit uw importbestand. Alle kolommen waarvan u data wilt importeren, dienen geselecteerd te worden door middel van het vinkje aan de linkerkant. Nu hoeft u er alleen nog maar voor te zorgen dat de juiste componenten aan de juiste kolommen gekoppeld zijn. 

De research manager zal eerst trachten op de volgende manieren kolommen automatisch aan een component te koppelen:

  1. In eerste instantie wordt gecontroleerd of er voor deze studie al eerder handmatig een koppeling van een kolomtitel met een component is gemaakt. Als dit het geval is, wordt deze koppeling opnieuw gebruikt;

  2. Daarna wordt gecontroleerd of er kolomnamen in het excel-bestand aanwezig zijn, die exact overeenkomen met de volledige export tag van een component in de research manager, dat niet al eerder in het proces is gekoppeld. Als dit het geval is, wordt deze koppeling automatisch gemaakt;
  3. Ten slotte controleert de research manager of er kolomnamen in het excel-bestand overeenkomen met de titel van een component in de research manager. Als dit het geval is, wordt ook hier automatisch een koppeling voor gemaakt. Deze koppeling wordt alleen gemaakt als de titel in de research manager uniek is, en alleen met componenten die nog geen koppeling hebben.

Voor alle componenten die niet automatisch gekoppeld kunnen worden, moet handmatig een koppeling worden gemaakt. U doet dit door in de wijzig kolom op het potlood te klikken, een component te selecteren, en vervolgens het vinkveld vóór de regel in te schakelen.

Stap 5: Import testen of import direct starten
Tenslotte ziet u twee knoppen: 'Test import' en 'Start import'. Wij raden u aan om uw import eerst te testen. Mochten er fouten in zitten – als u bijvoorbeeld een kolom met tekst naar een numeriek component probeert te importeren – dan zullen deze bij het testen gevonden worden. Als er geen fouten gevonden zijn, kunt u op 'Start import' klikken. Dan begint de daadwerkelijke import.

Stap 6: Overzicht van alle uitgevoerde exports
Wanneer een (test)import is afgerond zult u deze terugzien in de tabel onderaan de pagina. Hierin staat dat de gegevens deels of volledig zijn geïmporteerd. Klik op een import om meer details te zien. Voor gedeeltelijk geïmporteerde bestanden vindt u hier de details van fouten die gevonden zijn, zoals in deze afbeelding:

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen